Reading Time: 2 minutes

新冠肺炎(COVID-19)疫情肆虐全球,許多國家與城市紛紛面臨「封城」危機,這次 疫情除對各國醫療體制、設備是一大考驗外,更對跨國經濟與國內內各行各業景氣造成造成莫大衝擊。

新冠肺炎橫掃全球,竟成為企業轉型的一大推手!(Image by Miroslava Chrienova from Pixabay )

撇除經濟面,相信對於各大企業來說,無論是疫情高峰期的人員安全宣導、職位之調動,甚至是較不熟悉的「遠端工作」之實施,相信對管理者,甚至是人資單位而言,都是一大挑戰。以下筆者將透過人員管理政策、遠端設備添購、遠端SOP到企業文化幾項重點進行討論。

疫情漸緩,也是時候回顧一下發生什麼事了吧!(Image by fernando zhiminaicela from Pixabay )

建立縝密人員管理政策

後疫情時代 #1

請各位將時間推回2020農曆年前,身為人資的你,在這段期間曾關注過任何新冠肺炎的新聞嗎?在農曆年期間(此時疫情開始在各國慢慢爆發),你曾經有想過該針對新冠肺炎,向公司同仁們發出「避免出國」的公告嗎?甚至在國內疫情緊張之時,您是否有關切過公司同仁,是否有收到任何由政府發出的「疫情緊示」簡訊呢?如果有,當時您又是怎麼處理的呢?

員工管理政策HEN重要!(Image by Klaus Hausmann from Pixabay )

透過本次疫情,就筆者的經驗來談,發現到許多企業不但沒有危機意識,放棄本來有機會「提前部署」的好時機,不但未及時發布疫情警示公告,反倒一味譴責出國,或是國內旅遊之員工自私自利、故意陷公司同仁於不義,使得工作氣氛相當低迷,更是人心惶惶。筆者認為,疫情已然發生,在如此緊急的狀況之下,比起「抓罪犯」、建立如戒嚴般的工作氛圍,最好的方式莫過於做好一系列員工管理政策,如:

員工管理政策項目都在這裡!(Image by pasja1000 from Pixabay )
  • 制定員工安全與健康管理流程
  • 嚴謹監督訪客與員工之健康狀況(量體溫、是否硬性規定全公司人員皆戴口罩、降低會議次數等)
  • 提供相關清潔工具
  • 提供遠端工作的選擇
  • 保障工作權益與收益
  • 疏導員工心理壓力
  • 提供緊急援助
遠端工作將成為未來趨勢?(Image by Anrita1705 from Pixabay )

後疫情時代 #2

翻轉未來工作型態就靠遠端

除了上述提及的問題,再來當然也要聊一聊,因疫情而再度被重視的問題:「遠距工作型態」與設備。根據藝珂集團在四月的問卷報告顯示,有將近五成的企業都表示,在這次疫情過後,已經計畫加強或進一步導入線上會議系統以及線上平台。(有些企業跑得比較前面,在疫情正在發生的階段就已部署嘍!)

許多公司都趁疫情之餘,逐步線上化公司內部系統。(Image by Anrita1705 from Pixabay )

不可否認的是,遠端工作型態確實讓許多傳統產業(或是工作項目內容偏為傳統的企業)被迫正視內部系統需全面線上化、電子化的重要性。因此,線上工作進度管理系統,如Asana、Confluence、Trello、Miro等,使用量也在近期大幅提高。除此之外,是否能針對遠端工作而添購較好的工作器材,像是性能較好的筆電、Webcam、麥克風,使進行視訊時音質、畫質更佳,筆者認為也是經營者需思考的重點項目之一。

未來實體會議室的需求將大幅下降?(Image by Pexels from Pixabay )

而大家很好奇的「例會怎麼開?」、「會議怎麼進行?」,其實無論是Zoom、Google Meet、Microsoft Teams還是Whereby,坊間可提供視訊、分享螢幕的線上軟體如雨後春筍,相信只要勤加練習,入行門檻並不會太高。

遠端工作SOP建立非常重要!(Image by succo from Pixabay )

當然,在跨入遠端工作資源前,同樣會需要建立一個縝密的SOP。像是工作數量與資源的重新分配、每場會議的會前準備、會議時間的敲定,甚至是會議議程的安排等,都需要重新擬定。另一方面,針對企業的資安保護,如何建構更安全的網路使用環境,當然也是企業需關注的內容。

遠端工作可能會造成公司同仁間的猜忌與誤會,需要人資多加留心。(Image by StockSnap from Pixabay )

此外,使用文字或是聲音來表達意見,當然沒有face to face來得更為緊密,多少也會有訊息表達與本意相悖的問題產生,建議在針對這個部分,HR與部門主管也需要多方引導,藉以降低團隊因遠端工作所產生的隔閡。以下也提供幾項可以導入或加強的遠端工作資源:

遠端工作資源一覽。(Image by Jagrit Parajuli from Pixabay )
  • 線上會議系統(Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Whereby)
  • 線上協作平台(Google共同作業平台、Quip、Collabpad、Penflip)
  • 內部系統全面線上化
  • 線上工作進度管理系統( Slack、Asana、Confluence、Trello、Miro)
  • 員工線上培訓系統(深度訓練課程、員工教育訓練)
因應疫情,改變的時刻到啦!(Image by Gerd Altmann from Pixabay )

後疫情時代 #3

遠端工作SOP與企業共體文化

雖說克服軟硬體設備事小,但相信對於許多企業而言,「遠端工作」有著一定程度的不確定性。一來人資單位該如何管理遠端出勤問題?二來難以確保員工工作品質。再者,對於部分企業來說,是不是需重新調整KPI、OKR等績效設定方式,或改用員工訓練課程來度過難關,都是需要經由縝密討論的事項,因此,如何建立完善的遠端工作SOP極為重要!

建立完善的遠端工作SOP極為重要!(Image from Pixabay

就筆者的個人經驗來說,通常像是Dell、HP、Facebook等世界級企業,本身就有上班不打卡的企業文化。那如果是想制定一個較有規則的遠端管理出勤SOP,有些人資單位則會以「Slack」來做上下班打卡的憑證,當然,有沒有準時參加線上會議、能不能找得到人(如要及時回訊息等),也是能參考的價值之一。

遠端工作不一定就比較輕鬆。(Image by Photo Mix from Pixabay )

雖說創造一個完善的遠端工作「系統」,又能有效追蹤KPI、OKR等績效當然重要,但管理者是否能落實「疑人不用,用人不疑」的精神,卻是少之又少。在此筆者也強烈呼籲,管理者對員工表達信任的方式,並不是靠每天強迫開會、奪命連環Call,甚至緊迫盯人、狂傳訊息,反倒會使員工心理造成莫大壓力,要怎麼激起員工的熱情、打跟在辦公室一樣的遠端工作氛圍,絕對是不能忽視的挑戰。

遠端工作的興起,可能會導致人資短缺?(Image by Igor Link from Pixabay )

另一方面,當遠端工作的頻率提高,相對而言,人資的重要性更是不減反增。除遠距招募、遠距教育訓練外,人資更要協助遠端管理的工作效率,甚至需教導員工如何維持工作與家庭的分際,絕非簡單又一蹴可成。

人資~你們真的很重要!(Image by Robin Higgins from Pixabay )

後疫情時代 #4

給各位人資的信心喊話

新冠肺炎不僅在全球造成極大的災情,但不可忽視的是,它也成功加速全球企業經營模式的轉型與創新,如何跟上時代的轉變,甚至開創不同以往的經營模式,我想,這些都是管理者與人資需要一同攜手前進的目標。

從一間公司的人資水準,能看出公司的前景。(Image by Jill Wellington from Pixabay )

最後,筆者也想對全台的人資們說:以上事項做到的人資,你們真的辛苦了!那以上幾乎都沒有做到的人資,麻煩窗戶跳下去,慢走不送~(喂💢💢)「天有不測風雲,人有旦夕禍福」,天災人禍無法擋,但至少,人的腦子是活的。人事管理向來不是件簡單的工作,人資們,你們真的很重要!


Swingvy 線上Demo 申請按這邊。

更多人資管理資訊,請見 👇

📍Swingvy 官方網站:點我點我

📍Swingvy 臉書粉絲團:點我點我

📍Swingvy Youtube:點我點我

📍Swingvy Linkedin:點我點我

📍Swingvy Line@:點我點我

Posted by:Davina Huang

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.